校内各单位：
发文机构代字（以下简称“发文代字”）是公文格式的组成要素。科学规范的发文代字是学校公文权威性、严肃性在形式上的重要体现，也是公文处理逐步科学化、规范化的现实需求。为进一步提高学校公文处理质量，推动公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《吉林大学公文处理办法（试行）》有关要求，学校将进一步规范各机构发文代字工作。现将有关事宜通知如下：
一、发文代字使用范围及确定程序
党政职能部门、直属管理机构、群团组织、派出机构、直属服务机构、直属业务机构（以下简称“各单位”）代表学校党委、行政面向校外单位行文时，发文代字为“吉大党字”“吉大校字”；代表学校党委、行政面向校内行文时，发文代字为“校党发”“校发”。发文代字由党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）确定。
各单位一般不以自身名义对外正式行文。各单位以自身名义面向校内管理服务对象行文时，发文代字格式一般为“校××字”。具体代字由各机构提出备案申请，两办确定。
此外，纪检监察机构、群团组织以自身名义在规定职权范围内面向校外特定机关行文时，发文代字由上级机关规定或根据实际工作需要由两办确定。
二、发文代字拟定原则
发文代字应准确、易识别，尽量选取代表性、标识性强的文字作为本机构的发文代字。
发文代字应精炼、不冗长，在不影响语言美感的前提下，简明概括，字数一般以3-5字为宜。
发文代字应科学、无歧义，避免与上级部门、同级单位的代字雷同。
三、发文代字备案程序
各单位以自身名义面向校内管理服务对象行文时，有发文代字的机构可沿用原发文代字，也可根据工作需要变更发文代字。没有发文代字的机构应提出发文代字申请。
发文代字沿用、变更、申请均需向两办提交备案表（附件1）。
发文代字确定后，应具有延续性，除机构调整外，原则上不再变更。确有变更需求的，可向两办申请，由两办确定。
四、相关说明
1.请各单位结合工作实际，拟定本单位发文代字。于11月30日前，将本单位负责人签字的备案表按归口序列分别报送两办。
2.各教学单位、研究机构面向单位内部行文时，发文代字可参考本通知中“发文代字拟定原则”制定，不需向两办备案。确有对外行文需求的，一般应通过职能部门行文。
3.联系人：
党委办公室：郑 琳 刘俏含85166349
校长办公室：蔡 昊 张玉珠85167508
附件：吉林大学发文机构代字备案表
党委办公室 校长办公室
2022年11月18日
